La sélection est le processus d’examen des candidats afin d’embaucher celui qui est le plus approprié.
La première étape du processus de sélection consiste à étudier l’information présentée par tous les candidats (curriculum vitae, formulaire de demande d’emploi) pour déterminer lesquels satisfont aux exigences minimales énoncées dans l’offre d’emploi. Les demandes des candidats qui ne satisfont pas à ces exigences minimales sont écartées. (En fait, il est judicieux de mentionner, dans l’affichage de poste, qu’on prendra en considération uniquement les candidats qui satisfont aux exigences pour le poste.) On évalue ensuite les candidats qui satisfont aux exigences minimales ou qui les dépassent, afin de déterminer les quelques candidats qui seront appelés à passer une entrevue pour l’emploi.
La méthode la plus courante de sélection, peu importe le poste à pourvoir, consiste à mener une entrevue avec les candidats et à vérifier ensuite leurs références.
Voici quelques techniques de sélection utilisées à l’étape de l’entrevue : exemples de travail, tests écrits, épreuve du courrier, présentation orale, et test de personnalité ou d’aptitudes. Après avoir fait au candidat une proposition conditionnelle, on peut utiliser d’autres techniques de sélection, notamment la vérification du casier judiciaire et la vérification du dossier de conducteur — avant de faire ces vérifications, il faut obtenir du candidat un consentement écrit.
Il peut s’avérer fort utile de faire participer d’autres personnes au processus de sélection. Vous pourriez faire appel, par exemple, à un cadre supérieur, un membre du conseil d’administration ou un collègue de travail.
Une bonne pratique : Lorsque vous formez un comité de sélection :
- donnez aux membres du comité une copie des curriculum vitae des candidats et des autres documents fournis par les candidats;
- préparez les entrevues en précisant les questions à poser par chaque membre du comité;
- communiquez aux membres du comité les documents relatifs au processus d’embauche (offre et description d’emploi, critères de sélection, modèle d’évaluation des candidats, etc.).
Dressez une liste de questions à poser durant l’entrevue. Préparez des questions clés visant à connaître le rendement des candidats dans leurs emplois précédents en ce qui a trait à toutes les fonctions essentielles du poste à pourvoir. Préparez également des questions secondaires ou de suivi. Utilisez diverses méthodes en vue d’obtenir des éléments d’information différents, en adaptant les questions lorsque vous voulez aborder un nouveau sujet ou confirmer l’information donnée par les candidats.
Outils et modèles
- Processus de sélection sans préjugés : conseils et faits à considérer
- L'entrevue de sélection
- Questions d'entrevue
- Questions d'entrevue pour le poste de coordonnatrice de garderie
- Guide d'entrevue pour le poste de réceptionniste
- Guide d'entrevue – Éducatrices et éducateurs
- Exemples de questions d’entrevue – Conseil RH pour le secteur communautaire
- Hiring Practices for Equity in Employment : Interview Guide (en anglais seulement)
Ce guide (disponible en anglais seulement), publié par la Nova Scotia Barristers’ Society, offre de l’information utile au sujet de la conception d’un processus de recrutement et de sélection exempt de préjugés; on y trouve une section très intéressante sur la façon de comprendre les différences culturelles lors d’une entrevue : styles de réponse et de langage, et particularités non verbales.
Une bonne pratique : Lorsque vous communiquez avec les quelques candidats retenus pour une entrevue de sélection afin de leur fixer un rendez-vous, mentionnez à chacun d’entre eux l’échelle salariale du poste si cette information ne figurait pas dans l’offre d’emploi. Demandez-leur ensuite s’ils sont intéressés à passer une entrevue, compte tenu du salaire que vous leur proposez — vous éviterez ainsi de faire passer une entrevue à des personnes qui pourraient plus tard décliner l’offre d’emploi en raison du salaire.
Il arrive souvent qu’une personne vous laisse une impression favorable tant à la lecture des documents qu’elle vous a envoyés que lors d’une entrevue. Un examen pratique constitue un bon outil de validation. L’examen peut avoir lieu avant les entrevues (ce qui permettra de réduire la liste des candidats potentiels) ou après.
Outils et modèles
- Modèle de test pour les gestionnaires
- Formulaire d'évaluation pour la pratique d'éducatrice ou d'éducateur
- Test écrit, éducatrice ou éducateur à l'enfance
Choisissez un lieu approprié à la conduite des entrevues et assurez-vous qu’on ne vous interrompra pas. Si vous menez une entrevue avec des candidats internes, il serait peut-être préférable de le faire en dehors des locaux de l’organisation.
L’entrevue est une conversation entre gens d’affaires; toutes les entrevues doivent avoir lieu dans le même environnement et selon le même cadre, et être de la même durée.
Accueillez le candidat et donnez-lui un aperçu de l’entrevue. Posez vos questions, puis écoutez; idéalement, vous ne devriez pas parler plus de 20 % du temps. Reformulez les propos du candidat pour clarifier ses réponses et utilisez des questions secondaires ou de suivi pour l’amener à préciser ses réponses. Commentez ses propos pour lui montrer que vous vous intéressez à ce qu’il dit et pour faciliter la discussion.
À la fin de l’entrevue, remerciez le candidat et exposez-lui les prochaines étapes. Demandez-lui l’autorisation de vérifier ses références.
Une bonne pratique : Toutes les méthodes de sélection et de présélection doivent être fondées sur les tâches et compétences essentielles pour le poste (définies dans la description d’emploi) et elles doivent respecter les lois sur les droits de la personne.
Une façon d’éviter d’embaucher une personne qui ne convient pas est de vérifier soigneusement ses références. Il peut sembler plus facile d’accepter les lettres de recommandation qui font état des aptitudes et de l’expérience des candidats, mais en discutant par téléphone avec les gens (c’est la meilleure façon de recueillir de l’information), vous pourrez vous faire une meilleure idée des valeurs du candidat, de son caractère, de ses méthodes de travail et de ses relations avec les autres.
La vérification des références d’un candidat est l’ultime possibilité que vous avez de valider l’information qu’il vous a donnée, de juger s’il convient pour le poste et d’aborder certaines préoccupations. Parlez aux gens que le candidat vous a nommés comme références avant de lui faire une proposition et informez le candidat de votre intention. N’oubliez pas de lui demander s’il y a des gens avec lesquels il préfère que vous ne communiquiez pas (p. ex., son patron actuel ou ses collègues de travail actuels).
Dressez une liste de questions à poser aux références. Interrogez-les sur le curriculum vitae du candidat de même que sur les sujets que vous avez abordés avec lui en entrevue. Posez-leur des questions sur le caractère du candidat, demandez-leur de vous citer des exemples de ses réalisations et de vous nommer des domaines que le candidat devrait améliorer. Veillez à ce que les questions soient en rapport avec le poste à pouvoir. Si le ton de la conversation demeure décontracté tout en étant professionnel, vous obtiendrez probablement davantage d’information. Notez les réponses reçues; n’oubliez pas que toutes les notes que vous prendrez doivent respecter les lois sur les droits de la personne. Un candidat potentiel peut avoir le droit de connaître les commentaires des références à son égard, aussi il convient de rapporter fidèlement leurs propos.
Au début de la conversation avec les références, expliquez-leur l’importance du poste que vous voulez pourvoir et dites-leur que vous appréciez leur honnêteté. À la fin, remerciez-les d’avoir accepté de vous parler et de vous vous avoir aidé dans votre réflexion.
Que faire si l’on vous demande de donner des références au sujet d’un candidat? Assurez-vous que ce candidat a consenti à la vérification des références. Si vous pouvez le recommander sans réserve, l’entrevue de vérification des références devrait se dérouler sur une note positive. Toutefois, si vous avez des réserves, ne répondez qu’aux questions auxquelles vous êtes à l’aise de répondre. Si le candidat a eu un comportement inapproprié (p. ex., violence), dites que vous devez parler avec votre avocat avant de donner des références. Si vous donnez des renseignements inexacts, vous pourriez devoir en répondre.
Outils et modèles
- Formulaire de vérification des références avant emploi
- Exemples de questions de contrôle des références – Conseil RH pour le secteur communautaire
Après avoir évalué les derniers candidats en fonction des critères de sélection définis, établissez entre eux des comparaisons afin de choisir le meilleur candidat en tenant compte de leurs compétences et caractéristiques professionnelles, et de leur capacité à s’adapter à votre organisation. Révisez toutes vos notes et mettez votre décision par écrit.
Important : Conservez pendant au moins deux ans tous vos documents relatifs au recrutement et à la sélection.
Assurez-vous que votre décision n’est pas discriminatoire, qu’elle respecte les lois fédérales, les lois provinciales ou territoriales, de même que vos politiques en matière d’embauche, et qu’elle se fonde sur un bon jugement.
Discutez de la décision avec vos collègues ou d’autres personnes qui ont participé aux entrevues ou à certaines étapes du processus d’embauche.
Communiquez avec le candidat pour lui faire une proposition d’emploi et conclure une entente avec lui. Après l’avoir informé, téléphonez aux autres candidats qui ont passé une entrevue pour leur apprendre l’issue du processus de recrutement. Si les candidats non retenus vous demandent pourquoi leur candidature a été rejetée, donnez-leur une rétroaction constructive.
Confirmez par écrit votre proposition d’emploi et l’acceptation du candidat — un contrat écrit est une précaution visant à prévenir les différends; vous y exposez clairement vos attentes à l’endroit de vos employés et les obligations qui vous lient mutuellement. Un contrat écrit peut revêtir diverses formes, notamment une lettre, une proposition une entente formelle. Pour des raisons pratiques, vous pouvez préparer un contrat standardisé à utiliser pour tous les employés et que vous pouvez adapter pour des emplois spécifiques; il suffit de remplir les espaces que vous avez laissés en blanc ou d’ajouter des pages pour préciser des détails.
Important : Demandez un avis juridique afin de faire approuver vos contrats de travail ou lettres de proposition d’emploi.
Outils et modèles
- Modèle de lettre de proposition d’emploi
- Faire une offre d'emploi
- Modèle de contrat de travail
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