Beaucoup de garderies ont un conseil d'administration à titre d'organe directeur. Le conseil d’administration doit superviser l'organisation pour s'assurer qu'elle réalise sa mission tout en étant administrée de façon efficace et dans le meilleur intérêt des intervenants : les membres, les clients, les bailleurs de fonds, les employés et l’ensemble de la collectivité.
C’est au conseil d’administration que revient la responsabilité générale de la planification stratégique, des finances, des opérations organisationnelles, des relations avec la collectivité et des ressources humaines. Dans cette section, il est surtout question des responsabilités du conseil d’administration en ce qui a trait aux ressources humaines.
Le conseil d’administration, qui supervise les activités d’une organisation, en assume ultimement la responsabilité des activités de gestion RH. Toutefois, son niveau d’intervention dans les pratiques de gestion RH est lié dans une certaine mesure à la structure (modèle) de gouvernance de l’organisation et au fait qu’il s’agit ou non d’une organisation bien établie. Dans la plupart des organisations bien établies, il revient au conseil d’administration d’embaucher le (la) DG et de gérer son rendement, tandis que les responsabilités des opérations de gestion RH sont typiquement déléguées au (à la) DG.
L'Institut sur la gouvernance a défini ainsi trois rôles distincts que remplissent les organismes :
Lecture suggérée
Grassroots Governance: Governance and the Non-Profit Sector (PDF)
Ce guide gratuit (en anglais seulement), élaboré par Certified General Accountants of Ontario, constitue un bon point de départ pour les bénévoles et les membres des conseils d’administration qui désirent se renseigner sur la gouvernance des organisations communautaires. On y aborde les principaux enjeux auxquels sont confrontés les conseils d’administration bénévoles, notamment le rôle des bénévoles dans la bonne gouvernance, des moyens pour atteindre un équilibre entre transparence et reddition de comptes, et la façon de guider l’organisation afin de favoriser sa croissance.
Les organisations nouvellement établies sont souvent dirigées par un groupe de travail ou un conseil d’administration dont les membres participent personnellement aux opérations quotidiennes de l’organisation. Il arrive souvent que ces nouvelles organisations n’aient pas de personnel ou un personnel réduit, aussi les membres bénévoles du conseil d’administration assument la direction de l’organisation de même que certaines tâches.
Éventuellement, lorsque l’organisation est mieux établie, le conseil d’administration embauche une personne qui sera chargée des opérations quotidiennes de l’organisation (DG, gestionnaire, ou coordonnateur ou coordonnatrice), mais habituellement les membres du conseil d’administration continuent à intervenir pour certains aspects de la gestion; on parle alors d’un conseil d’administration à structure mixte.
Les organisations bien établies se dotent habituellement d’une structure de gouvernance selon laquelle le conseil d’administration exerce une surveillance sur les questions liées à la gestion RH et n’intervient personnellement que dans les activités de gestion RH liées à l’embauche, à la supervision et à l’évaluation du (de la) DG. En général, les organisations bien établies adoptent l’un des deux modèles de gouvernance suivants : le conseil d’élaboration des politiques (modèle traditionnel) ou le conseil d’orientation politique (modèle Carver).
Les membres du groupe de travail ou du conseil d’administration interviennent en tout ce qui a trait à la gestion RH.
Avantages |
Inconvénients |
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Le conseil d’administration intervient moins dans la gestion, mais il intervient toujours dans l’exécution du travail de l’organisation.
Avantages |
Inconvénients |
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Le conseil d’administration définit la mission et les objectifs de l’organisation, et supervise les pratiques de gestion RH en vue de réaliser cette mission et ces objectifs; le (la) DG doit rendre compte au C.A. de la gestion RH; en ce qui a trait aux RH, le C.A. (par l’entremise de son comité exécutif, ou de son président ou de sa présidente) est responsable de l’embauche, de la supervision et de l’évaluation du (de la) DG.
Avantages |
Inconvénients |
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Le conseil d’administration élabore les politiques de l’organisation en ce qui a trait aux objectifs à atteindre, aux moyens à prendre pour réaliser ces objectifs, et aux pouvoirs du (de la) DG en matière de gestion RH; le (la) DG agit selon les directives du C.A.; le C.A. doit établir une structure hiérarchique détaillée afin de s’acquitter de sa fonction de supervision de la gestion RH.
Avantages |
Inconvénients |
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Chaque membre du conseil d’administration a une obligation fiduciaire envers l’organisation, car le conseil d’administration dirige l’organisation au nom des membres ou des intervenants. L’obligation fiduciaire du conseil d’administration des organisations est la même pour toutes les structures de gouvernance. Cette obligation fiduciaire concerne tous les domaines de responsabilité, y compris les ressources humaines.
En droit, « un devoir » est une « obligation » d’agir d’une certaine manière et en respectant certaines normes de conduite.
Devoir |
Norme de conduite |
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Devoir de diligence |
Les membres du C.A. doivent:
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Devoir d’agir avec compétence |
Les membres du C.A. qui possèdent des compétences ou des connaissances particulières ont le devoir de les utiliser dans leurs fonctions et de se conformer à la norme de conduite à laquelle on s’attend d’eux en raison de leurs capacités professionnelles — p. ex., les professionnels RH et les avocats devront se conformer à la norme qui a cours dans leur profession relativement aux questions touchant respectivement la gestion RH et le droit. Les membres du C.A. qui ne possèdent pas de compétences ni de connaissances particulières sont tenus d’adopter la conduite d’une personne prudente, c’est-à-dire d’agir avec circonspection et attention et, avant de prendre une décision, ils doivent s’efforcer d’en prévoir les conséquences. |
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Devoir de loyauté |
Les membres du C.A. ont le devoir de toujours considérer d’abord les intérêts de l’organisation, ce qui veut dire qu’ils doivent agir honnêtement, de bonne foi et dans le meilleur intérêt de l’organisation. Ils doivent divulguer de manière complète et avec promptitude tout conflit d’intérêts potentiel et prendre des mesures pour éviter des conflits d’intérêts ou ce qui pourrait être perçu comme tel. |
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Devoir d’obéissance |
Les membres du C.A. ont le devoir d’agir conformément aux documents constitutifs de l’organisation (les statuts et règlements, les politiques, la réglementation) et de veiller à ce que les comités et le personnel en fassent autant. Ce devoir comprend la mise à jour des documents constitutifs de l’organisation. Les membres du C.A. ont également le devoir d’observer tous les règlements et lois qui s’appliquent à l’organisation. |
Dans une organisation bien établie, la gestion RH s’effectue à trois niveaux : conseil d’administration, DG et cadres hiérarchiques (ces derniers exercent, dans une filière hiérarchique, des fonctions de supervision de membres du personnel).
Les organisations qui disposent de bonnes pratiques de gouvernance définissent clairement les responsabilités et devoirs de rendre compte qui incombent respectivement au conseil d'administration, au (à la) DG, et aux cadres hiérarchiques. Le conseil d'administration a un rôle de gouvernance et le (la) DG un rôle de gestionnaire. Il arrive parfois que les rôles ne soient pas clairement définis; lorsqu'ils précisent ces rôles, le conseil d'administration et le (la) DG doivent toujours tenir compte des devoirs et responsabilités légales du conseil d'administration en tant qu'employeur.
Ressources, outils et modèles
Un document du CSRHSGE, Modèles d'employeurs dans le secteur des services éducatifs et de garde à l'enfance (SÉGE) au Canada, présente différents modèles de gouvernance, lesquels font l’objet d’une série d’articles descriptifs.
Dans le tableau Gestion des RH — Les rôles et responsabilités, on indique différentes tâches liées aux ressources humaines et les personnes qui en sont responsables.
Chaque membre du conseil d’administration est responsable du respect de la législation. Le (la) DG est embauché(e) par le conseil d’administration pour gérer les opérations de l’organisation au quotidien, mais le conseil d’administration ne peut déléguer l’obligation qui lui incombe de rendre des comptes quant au respect de la législation.
La plupart des organisations sont régies par les gouvernements provinciaux et elles doivent donc se conformer à la législation provinciale. Certaines organisations sont régies par le gouvernement fédéral et elles doivent donc se conformer à la législation fédérale. Par ailleurs, toutes les organisations doivent se conformer à la législation fédérale dans des domaines spécifiques, notamment l’impôt sur le revenu, l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada.
Nota : La législation du travail est modifiée périodiquement et c’est la responsabilité du conseil d’administration de veiller à ce que l’organisation ait accès aux services d’un professionnel RH (à l’interne ou à l’externe) pour se tenir à jour au sujet des changements apportés.
En plus des lois provinciales et fédérales, des règlements municipaux peuvent aussi avoir un impact sur le milieu de travail. Par exemple, il faut respecter les règlements municipaux interdisant de fumer sur le lieu de travail.
Comment, en tant que membre du conseil d’administration, pouvez-vous démontrer que vous assurez une bonne gouvernance?
Il est important de lire toute l'information de la présente section.
Liens et ressources
Le site Web de la Fondation Muttart comporte des liens vers des manuels pour la constitution des conseils d'administration (en anglais seulement).
Un document du CSRHSGE, Modèles d'employeurs dans le secteur des services éducatifs et de garde à l'enfance (SÉGE) au Canada, présente les constatations issues d’une recherche approfondie sur les employeurs des SÉGE et sur leur environnement de travail.
Guide à l'intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif (droits, fonctions et pratiques) — Site Web du gouvernement du Canada
Programme pancanadien d'assurance sur la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants — Bénévoles Canada20 Questions que les administrateurs d'organismes sans but lucratif devraient poser sur les ressources humaines
Le Conseil sur la surveillance des risques et la gouvernance (CSRG) de l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) a commandé ce cahier d’information pour aider les conseils des organismes sans but lucratif (OSBL) à s’acquitter de leur responsabilité de gérance des ressources humaines de leur organisation. Ce cahier d’information aidera les administrateurs d’OSBL à assumer leurs principales responsabilités à cet égard, soit : le recrutement, l’évaluation et la planification de la relève du DG ou du principal responsable au sein du personnel; l’établissement de la rémunération du DG et l’approbation de la philosophie de rémunération de l’organisme; la surveillance des politiques et pratiques en matière de ressources humaines de l’organisme pris dans son ensemble.
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