Guide pour élaborer les politiques RH

Les renseignements présentés ici seront très utiles aux organisations qui entreprennent l’élaboration de politiques ou qui procèdent à la révision et à la mise à jour de leurs politiques.

On aborde dans la présente section les sujets suivants :

Définir « politiques » et « procédures »

Une politique est un énoncé formel de principes ou de règles que doivent respecter les membres d’une organisation. Chaque politique concerne un aspect important de la mission ou des opérations d’une organisation.

Une procédure indique aux membres d’une organisation comment mettre en œuvre une politique. Une politique définit l’ensemble des principes généraux, tandis qu’une procédure indique comment mettre en œuvre ces principes. 

Les politiques sont rédigées sous la forme d’énoncés ou de règles, et les procédures sous la forme d’instructions à suivre selon un ordre logique et des étapes déterminées.

Politiques RH essentielles

Les petites organisations devraient au moins se doter de politiques concernant les sujets suivants :
  • Heures de travail
  • Rémunération pour les heures supplémentaires
  • Congé annuel
  • Jours fériés
  • Congé de maladie et autres congés
  • Évaluation du rendement
  • Embauche
  • Cessation d’emploi
  • Protection des renseignements personnels des employés

Éléments importants d’une politique bien conçue et utile

La politique doit préciser les éléments suivants :

  • Titre de la politique
  • Date d’entrée en vigueur et dates de révision de la politique
  • Objet de la politique (ce qu’elle vise à promouvoir ou le but à atteindre)
  • Énoncé fondamental de la politique
  • Définition des concepts ou termes clés de la politique
  • Personnes concernées par la politique, ou portée de la politique (les groupes d’employés touchés par la politique)
  • Exceptions prévues à la politique, et personne à qui il incombe d’appliquer les exceptions
  • Les responsables qui, au sein de l’organisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application
Contenu d’une procédure

Une politique est souvent accompagnée d’une procédure; celle-ci est définie dans une section de la politique ou dans un autre document mentionné dans la politique. La procédure présente, sous la forme d’étapes numérotées, des instructions sur la façon de mettre en œuvre la politique. Pour plus de clarté, il est préférable que les procédures ne soient pas publiées dans le même document que celui qui expose les politiques.

Exemple : Dans une politique sur le congé annuel (vacances payées), il faut préciser la durée de ce congé. Dans la procédure connexe, on indique aux employés comment fixer et faire approuver les dates de leur congé annuel.

Caractéristiques d’une politique bien conçue

Voici quelques éléments importants qui font en sorte qu’une politique RH est facile à interpréter et à mettre en application.

Politique bien structurée et bien présentée
  • La politique est logiquement subdivisée en sections numérotées portant des titres explicites.
  • Les pages sont numérotées et on indique le nombre total de pages (p. ex., « page 6 de 8 »).
  • Sur chaque page sont indiqués le titre de la politique et celui de la section.
  • Les caractères du texte sont bien lisibles.
  • Pour que la lecture soit agréable, les paragraphes sont suffisamment espacés et les marges sont généreuses.
Contenu pertinent
  • La politique traite d’un sujet qui, pour l’organisation, est pertinent et d’actualité. 
  • L’objet de la politique est clairement énoncé.
Langage clair
  • Le texte est rédigé en termes simples, faciles à comprendre; dans la mesure du possible, il faut éviter les termes trop techniques. 
  • La terminologie est uniformisée (p. ex., on n’utilise pas à des endroits différents du texte les termes « paiement » et « rémunération » pour désigner la même réalité).
  • On donne la définition des termes spéciaux.
  • Les phrases et les paragraphes sont courts.
Équité et souplesse
  • L’énoncé de la politique laisse une certaine latitude aux gestionnaires afin qu’ils puissent être souples et adapter la politique en fonction des circonstances. 
  • Le contenu et le libellé de la politique sont exempts de préjugés et encouragent un traitement juste et uniforme. 
Respect des lois
La politique :
  • respecte les normes du travail et la législation fédérale et provinciale; 
  • ne contrevient pas aux dispositions des conventions collectives, le cas échéant.
Politiques introduites unilatéralement

L’employeur a le droit d’introduire une politique de façon unilatérale, sans en négocier les dispositions avec l’agent de négociation qui représente les employés, le cas échéant.

Par contre, la politique :
  • ne doit pas contrevenir aux dispositions de la convention collective;
  • ne doit pas être déraisonnable;
  • doit être claire et sans équivoque;
  • doit être portée à l’attention des employés avant que l’employeur n’agisse en vertu de la politique;
  • doit être appliquée de façon uniforme dès sa mise en vigueur;
  • par ailleurs, les employés doivent être conscients que le non-respect de la politique peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le congédiement.

Un employeur devra démontrer qu’il a respecté les cinq derniers facteurs s’il désire imposer des mesures disciplinaires à un employé non syndiqué, ou le congédier, pour cause de violation d’une de ses politiques.

Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration des politiques RH

Le conseil d’administration peut être appelé à jouer divers rôles dans l’élaboration des politiques RH; ce qui importe, c’est de définir clairement son rôle. Le conseil d’administration peut instituer un comité RH qui sera chargé de la rédaction des politiques et procédures, ou il peut déléguer cette responsabilité au (à la) DG. Il revient souvent au conseil d’administration de donner l’approbation finale à toutes les politiques. De même, le conseil d’administration peut préciser à quelle fréquence les politiques RH devront être révisées, ou il peut déléguer cette responsabilité.

Rédiger les politiques et procédures RH

Déterminez quels sont, pour votre organisation, les importants sujets de politiques.

Avec les membres de votre organisation chargés de l’élaboration des politiques, dressez une liste des sujets devant donner lieu à une politique, en tenant compte :

  • des lois en vigueur;
  • des exigences des organismes de financement;
  • de toute convention collective touchant votre organisation;
  • des sujets qui sont pour votre organisation des préoccupations importantes et qui l’aident à réaliser sa mission.
Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques
  • Comment avons-nous abordé ce sujet dans le passé?
  • Est-ce que la taille de notre effectif justifie l’élaboration d’une politique sur ce sujet?
  • Sommes-nous prêts à investir le temps nécessaire pour garder à jour cette politique?
  • Que voulons-nous accomplir en adoptant cette politique? Quels sont les résultats escomptés?
  • Est-ce que cette politique favorise nos valeurs? (Par exemple, si une organisation accorde la première place à la famille, elle peut vouloir se doter de politiques favorisant la vie familiale, par exemple un horaire de travail flexible.)
Recueillez de l’information

Recueillez de l’information sur les pratiques antérieures de votre organisation. Cherchez des modèles de politiques en vous renseignant sur les politiques élaborées par les organisations semblables à la vôtre.

Rédigez le projet de politique
Rédigez une première ébauche en mentionnant les éléments suivants :
  • titre de la politique;
  • date d’entrée en vigueur de la politique et date des révisions;
  • statut d’approbation (à ce stade-ci, il s’agit d’un « PROJET »); 
  • références (dressez la liste des autres politiques et documents connexes);
  • objet de la politique (ce qu’elle vise à promouvoir ou le but à atteindre);
  • énoncé fondamental de la politique;
  • définition des concepts ou termes clés de la politique;
  • les personnes concernées par la politique, ou la portée de la politique (les groupes d’employés touchés par la politique);
  • mesures à prendre en cas d’exceptions possibles;
  • les responsables qui, au sein de l’organisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application;
  • les procédures pour mettre en œuvre la politique, présentées sous la forme d’étapes numérotées. 
Afin de faciliter la lecture, mentionnez :
  • le titre et le numéro des sections;
  • le numéro de page et le nombre total de pages (p. ex., « page 6 de 8 »);
  • les en-têtes et pieds de page.
Distribuez le projet de politique et révisez-le

Donnez une copie du projet à tous les membres qui, dans votre organisation, participent à l’élaboration des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections à apporter. Préparez la version finale.

Obtenez les approbations nécessaires pour la mise en œuvre de la politique

S’il appartient à votre conseil d’administration d’approuver la version définitive des politiques, cette étape revêt souvent la forme d’une résolution consignée au procès-verbal. Cette résolution pourrait aussi préciser à quel moment le conseil d’administration souhaite réviser la politique.

Mettez la politique à jour en y ajoutant la date d’approbation.

Faire connaître les politiques RH à l’échelle de l’organisation

Selon la taille, la structure ou le « style » de votre organisation, vous pouvez choisir de communiquer avec votre personnel à l’aide de politiques, de procédures, de lignes directrices ou de manuels. Les politiques sont souvent des documents brefs et formels où l’on ne décrit pas les procédures correspondantes. Le conseil d’administration approuve la « politique », tandis que le (la) DG approuve la « procédure » et le manuel. Beaucoup d’organisations présentent leurs politiques dans des reliures réservées à cet effet.

Manuel de l’employé

Le manuel de l’employé décrit les politiques et procédures de l’organisation. Le style peut être informel et on peut n’y souligner que les points importants de chaque politique. Ce manuel peut aussi présenter de l’information générale sur l’organisation et ses priorités. Il convient d’y ajouter une classification des emplois occupés au sein de l’organisation, en précisant si les différents groupes d’employés sont syndiqués ou non, s’ils sont couverts par une convention collective. Les gens pourront se référer à ce manuel lorsqu’ils prennent connaissance des sections de la politique indiquant sa portée ou les personnes concernées. Le manuel peut aussi décrire le processus d’orientation du personnel, c.-à-d. le processus auquel doit s’attendre une personne lorsqu’elle commence un nouvel emploi.

Comme les politiques et les procédures peuvent changer au fil du temps, ajoutez un énoncé pour souligner que l’employeur a le droit, à sa seule discrétion, de modifier le manuel de l’employé en ajoutant, amendant ou supprimant des politiques ou des procédures.

Le manuel de l’employé peut se révéler un outil d’orientation utile et favoriser de bonnes relations entre un employé et son employeur :
  • On y présente le cadre de référence en vue d’assurer équité et uniformité. 
  • On y encourage le respect des lois à tous les échelons de l’organisation.
  • Il constitue un document sur lequel peut s’appuyer l’employeur.
  • On y présente la philosophie de l’organisation.
  • C’est un outil de communication et de responsabilisation.
  • Il évite aux gestionnaires d’avoir à passer du temps à clarifier les attentes.
  • Il transmet une image positive de l’organisation.
  • Il peut servir d’outil de recrutement.
Outils et modèles

Exemples de politiques RH :

Personnel Policies (disponible sous peu en français)

Human Resources Policies  (disponible sous peu en français)

Exemple de Manuel RH :

Ce manuel présente la synthèse des principales conditions d’emploi qui s’appliquent au personnel de gestion :  Employee Manual (disponible sous peu en français)

Ce document consacré aux relations avec les employés  (disponible sous peu en français) décrit les principales conditions d’emploi, dont les présences, l’accès aux dossiers du personnel, la reconnaissance, la cessation d’emploi, la résolution de problèmes, l’orientation, la gestion du rendement, l’accompagnement, les mesures correctives, le développement professionnel, l’image professionnelle, et les périodes pour le repos et les repas.

Manuel de l’employé
S’adressant particulièrement aux petites organisations, ce manuel de l’employé, très exhaustif, traite des congés, du harcèlement, de la confidentialité, des évaluations du rendement, etc. Il s’agit d’un excellent point de départ pour les organisations qui ne disposent pas de politiques et procédures RH. Ou encore, ce manuel peut servir de document de référence pour les organisations qui désirent mettre à jour leurs politiques.

Pour d'autres modèles de politique RH, visitez le site du Conseil RH pour le secteur communautaire.

Il y a de nombreuses façons de communiquer les politiques et les procédures aux employés.

Guide des politiques et procédures relatives au personnel

On utilise souvent cette expression pour désigner le document rassemblant une version plus détaillée des politiques et des procédures.

Séances d’information

Une séance d’information permet de bien expliquer aux employés une nouvelle politique. Il faut donner les raisons qui ont motivé l’élaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et préciser quand sera révisée la politique.

Déclaration de l’employé

Pour des politiques importantes, vous voudrez peut-être demander à tous les employés de signer une déclaration attestant qu’ils ont reçu et lu la politique, qu’ils ont pu poser des questions, qu’ils la comprennent et qu’ils acceptent de la respecter. Si vous choisissez de le faire, vous devrez avoir en place un plan pour vous assurer que tous les employés (actuels et futurs) assistent à une séance d’information sur la politique et signent la déclaration de l’employé. Voici un modèle de déclaration de l’employé.

Diffusion

Assurez-vous que tous les employés ont en main une version à jour de toutes les politiques et procédures pertinentes pour l’exercice de leurs fonctions, ou encore qu’ils puissent aisément consulter les politiques et procédures dans un lieu facilement accessible. Veillez à ce que les employés reçoivent les mises à jour importantes pour les politiques, et à ce qu’une fois encore ils signent la déclaration de l’employé pour attester qu’ils ont lu et compris la politique mise à jour, et qu’ils acceptent de la respecter.

Communication continue

Envoyez à tous les employés de courts communiqués précisant différents aspects d’une politique qu’ils peuvent ne pas avoir compris ou qu’ils n’appliquent pas dans leur travail quotidien. Encouragez les employés à s’informer auprès de leur superviseur sur la politique, particulièrement sur la façon dont la politique s’applique à eux.

Réviser et mettre à jour les politiques

Pour la révision des politiques, le conseil d’administration peut établir un calendrier ou déléguer cette responsabilité. Il est raisonnable de réviser les politiques tous les deux ou trois ans. 

Lorsque la législation gouvernementale est modifiée et que ces changements touchent les politiques de l’organisation, celle-ci doit réviser aussitôt les politiques concernées. Certaines organisations ont adopté une politique prescrivant de réviser chaque année les politiques organisationnelles, ce qui les aide à toujours respecter les prescriptions de la loi.

Certains changements aux politiques sont tellement importants qu’ils pourraient donner lieu à une réclamation pour congédiement déguisé. Il est essentiel d’avertir suffisamment à l’avance les employés lorsque des changements importants seront apportés à leurs conditions de travail.

Lorsqu’une politique ou une procédure est mise à jour, vous devez en informer les employés et leur donner la version révisée de la politique ou de la procédure.