Les renseignements présentés ici seront très utiles aux organisations qui entreprennent l’élaboration de politiques ou qui procèdent à la révision et à la mise à jour de leurs politiques.
Une politique est un énoncé formel de principes ou de règles que doivent respecter les membres d’une organisation. Chaque politique concerne un aspect important de la mission ou des opérations d’une organisation.
Une procédure indique aux membres d’une organisation comment mettre en œuvre une politique. Une politique définit l’ensemble des principes généraux, tandis qu’une procédure indique comment mettre en œuvre ces principes.
Les politiques sont rédigées sous la forme d’énoncés ou de règles, et les procédures sous la forme d’instructions à suivre selon un ordre logique et des étapes déterminées.
La politique doit préciser les éléments suivants :
Une politique est souvent accompagnée d’une procédure; celle-ci est définie dans une section de la politique ou dans un autre document mentionné dans la politique. La procédure présente, sous la forme d’étapes numérotées, des instructions sur la façon de mettre en œuvre la politique. Pour plus de clarté, il est préférable que les procédures ne soient pas publiées dans le même document que celui qui expose les politiques.
Exemple : Dans une politique sur le congé annuel (vacances payées), il faut préciser la durée de ce congé. Dans la procédure connexe, on indique aux employés comment fixer et faire approuver les dates de leur congé annuel.
Voici quelques éléments importants qui font en sorte qu’une politique RH est facile à interpréter et à mettre en application.
L’employeur a le droit d’introduire une politique de façon unilatérale, sans en négocier les dispositions avec l’agent de négociation qui représente les employés, le cas échéant.
Un employeur devra démontrer qu’il a respecté les cinq derniers facteurs s’il désire imposer des mesures disciplinaires à un employé non syndiqué, ou le congédier, pour cause de violation d’une de ses politiques.
Le conseil d’administration peut être appelé à jouer divers rôles dans l’élaboration des politiques RH; ce qui importe, c’est de définir clairement son rôle. Le conseil d’administration peut instituer un comité RH qui sera chargé de la rédaction des politiques et procédures, ou il peut déléguer cette responsabilité au (à la) DG. Il revient souvent au conseil d’administration de donner l’approbation finale à toutes les politiques. De même, le conseil d’administration peut préciser à quelle fréquence les politiques RH devront être révisées, ou il peut déléguer cette responsabilité.
Avec les membres de votre organisation chargés de l’élaboration des politiques, dressez une liste des sujets devant donner lieu à une politique, en tenant compte :
Recueillez de l’information sur les pratiques antérieures de votre organisation. Cherchez des modèles de politiques en vous renseignant sur les politiques élaborées par les organisations semblables à la vôtre.
Donnez une copie du projet à tous les membres qui, dans votre organisation, participent à l’élaboration des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections à apporter. Préparez la version finale.
S’il appartient à votre conseil d’administration d’approuver la version définitive des politiques, cette étape revêt souvent la forme d’une résolution consignée au procès-verbal. Cette résolution pourrait aussi préciser à quel moment le conseil d’administration souhaite réviser la politique.
Mettez la politique à jour en y ajoutant la date d’approbation.
Selon la taille, la structure ou le « style » de votre organisation, vous pouvez choisir de communiquer avec votre personnel à l’aide de politiques, de procédures, de lignes directrices ou de manuels. Les politiques sont souvent des documents brefs et formels où l’on ne décrit pas les procédures correspondantes. Le conseil d’administration approuve la « politique », tandis que le (la) DG approuve la « procédure » et le manuel. Beaucoup d’organisations présentent leurs politiques dans des reliures réservées à cet effet.
Le manuel de l’employé décrit les politiques et procédures de l’organisation. Le style peut être informel et on peut n’y souligner que les points importants de chaque politique. Ce manuel peut aussi présenter de l’information générale sur l’organisation et ses priorités. Il convient d’y ajouter une classification des emplois occupés au sein de l’organisation, en précisant si les différents groupes d’employés sont syndiqués ou non, s’ils sont couverts par une convention collective. Les gens pourront se référer à ce manuel lorsqu’ils prennent connaissance des sections de la politique indiquant sa portée ou les personnes concernées. Le manuel peut aussi décrire le processus d’orientation du personnel, c.-à-d. le processus auquel doit s’attendre une personne lorsqu’elle commence un nouvel emploi.
Comme les politiques et les procédures peuvent changer au fil du temps, ajoutez un énoncé pour souligner que l’employeur a le droit, à sa seule discrétion, de modifier le manuel de l’employé en ajoutant, amendant ou supprimant des politiques ou des procédures.
Outils et modèles
Exemples de politiques RH :
Personnel Policies (disponible sous peu en français)
Human Resources Policies (disponible sous peu en français)
Exemple de Manuel RH :
Ce manuel présente la synthèse des principales conditions d’emploi qui s’appliquent au personnel de gestion : Employee Manual (disponible sous peu en français)
Ce document consacré aux relations avec les employés (disponible sous peu en français) décrit les principales conditions d’emploi, dont les présences, l’accès aux dossiers du personnel, la reconnaissance, la cessation d’emploi, la résolution de problèmes, l’orientation, la gestion du rendement, l’accompagnement, les mesures correctives, le développement professionnel, l’image professionnelle, et les périodes pour le repos et les repas.
Manuel de l’employé
S’adressant particulièrement aux petites organisations, ce manuel de l’employé, très exhaustif, traite des congés, du harcèlement, de la confidentialité, des évaluations du rendement, etc. Il s’agit d’un excellent point de départ pour les organisations qui ne disposent pas de politiques et procédures RH. Ou encore, ce manuel peut servir de document de référence pour les organisations qui désirent mettre à jour leurs politiques.Pour d'autres modèles de politique RH, visitez le site du Conseil RH pour le secteur communautaire.
Il y a de nombreuses façons de communiquer les politiques et les procédures aux employés.
On utilise souvent cette expression pour désigner le document rassemblant une version plus détaillée des politiques et des procédures.
Une séance d’information permet de bien expliquer aux employés une nouvelle politique. Il faut donner les raisons qui ont motivé l’élaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et préciser quand sera révisée la politique.
Pour des politiques importantes, vous voudrez peut-être demander à tous les employés de signer une déclaration attestant qu’ils ont reçu et lu la politique, qu’ils ont pu poser des questions, qu’ils la comprennent et qu’ils acceptent de la respecter. Si vous choisissez de le faire, vous devrez avoir en place un plan pour vous assurer que tous les employés (actuels et futurs) assistent à une séance d’information sur la politique et signent la déclaration de l’employé. Voici un modèle de déclaration de l’employé.
Assurez-vous que tous les employés ont en main une version à jour de toutes les politiques et procédures pertinentes pour l’exercice de leurs fonctions, ou encore qu’ils puissent aisément consulter les politiques et procédures dans un lieu facilement accessible. Veillez à ce que les employés reçoivent les mises à jour importantes pour les politiques, et à ce qu’une fois encore ils signent la déclaration de l’employé pour attester qu’ils ont lu et compris la politique mise à jour, et qu’ils acceptent de la respecter.
Envoyez à tous les employés de courts communiqués précisant différents aspects d’une politique qu’ils peuvent ne pas avoir compris ou qu’ils n’appliquent pas dans leur travail quotidien. Encouragez les employés à s’informer auprès de leur superviseur sur la politique, particulièrement sur la façon dont la politique s’applique à eux.
Pour la révision des politiques, le conseil d’administration peut établir un calendrier ou déléguer cette responsabilité. Il est raisonnable de réviser les politiques tous les deux ou trois ans.
Lorsque la législation gouvernementale est modifiée et que ces changements touchent les politiques de l’organisation, celle-ci doit réviser aussitôt les politiques concernées. Certaines organisations ont adopté une politique prescrivant de réviser chaque année les politiques organisationnelles, ce qui les aide à toujours respecter les prescriptions de la loi.
Certains changements aux politiques sont tellement importants qu’ils pourraient donner lieu à une réclamation pour congédiement déguisé. Il est essentiel d’avertir suffisamment à l’avance les employés lorsque des changements importants seront apportés à leurs conditions de travail.
Lorsqu’une politique ou une procédure est mise à jour, vous devez en informer les employés et leur donner la version révisée de la politique ou de la procédure.
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