La communication efficace (en d'autres mots, être bien compris et bien comprendre les autres) est un ensemble d'habiletés que l'on peut apprendre et pratiquer. Dans cette section, nous verrons les conceptions erronées que beaucoup de gens se font concernant l'art de communiquer et le rôle de la connaissance de soi dans la communication. Nous traiterons également de certaines habiletés essentielles qu'il faut maîtriser pour envoyer et recevoir des messages.
Il arrive fréquemment que deux personnes ne se comprennent pas. Sans même le réaliser, nous entretenons souvent des conceptions erronées au sujet de la façon de communiquer avec les autres. Ces conceptions erronées dressent des barrières qui empêchent les échanges efficaces et une conversation sincère. On trouvera ci-dessous une liste de conceptions erronées qu'on retrouve fréquemment au sujet de la communication. Examinez cette liste pour savoir quels « pièges » vous guettent. En prenant davantage conscience de vos propres « façons de penser » au sujet de la communication, vous pourriez devenir plus efficace au travail.
Pas nécessairement. La compréhension du message dépend de la façon dont le reçoit l'autre personne, aussi il ne suffit pas de parler pour être compris. Il nous faut vérifier si la signification de notre message a été bien comprise.
Si vous avez le sentiment d'être incompris, c'est une erreur de trop parler et d'élever la voix, ce qui pourrait en réalité envenimer une situation au lieu de contribuer à clarifier les choses. Le fait de trop parler ne résoudra rien. Essayez de vous exprimer de différentes façons. Savoir quand se taire est aussi un aspect des communications efficaces.
Dans une relation, il peut arriver que la meilleure solution pour résoudre un problème soit de garder le silence et de rester à l'écart. Des émotions intenses, par exemple la colère ou la tristesse, peuvent souvent entraîner une réaction tout à fait disproportionnée par rapport à la situation. Une période de réflexion personnelle et de calme vous aidera à développer une plus juste perspective sur cette affaire.
La communication n'est pas une habileté innée. Avec de la pratique, on peut apprendre à communiquer de manière efficace. Il existe des conseils très simples qui peuvent beaucoup vous aider à comprendre les autres et à être compris. Essayez-les et vous verrez s'il y a des améliorations.
(Adapté de Reaching Out, de David Johnson, 2003)
Même s'il faut être au moins deux pour établir une communication interpersonnelle, il faut commencer par s'étudier soi-même. Avant de s'ouvrir avec une autre personne, il faut d'abord se connaître soi-même et savoir comment l’on est. La connaissance de soi aide à cerner les actions à prendre pour se comporter de façon compétente dans différentes situations. Plus on se connaît, plus on est en mesure de gérer son propre comportement et plus on peut adapter son comportement aux différentes circonstances.
Personnalité : Le fait de comprendre vos traits uniques et les caractéristiques de votre personnalité vous aidera à rechercher les situations dans lesquelles vous vous épanouissez et à éviter les situations qui pourraient vous causer trop de stress. En connaissant votre personnalité, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées.
Valeurs : Vos valeurs, ce sont les croyances qui vous poussent à vous investir sur le plan émotif. Par exemple, si le respect est une valeur importante pour vous, vous ferez en sorte que vous-même et les membres de votre équipe soyez traités avec équité et courtoisie.
Habitudes : Les habitudes sont des comportements qui sont constamment répétés, et cela de façon souvent automatique. Même si nous aimerions posséder les habitudes qui aident à interagir efficacement avec les autres et à bien gérer les relations, nous pouvons probablement tous cerner au moins une de nos habitudes qui mine cette efficacité. Par exemple, si un gestionnaire ne consulte pas toujours son personnel avant de prendre une décision, cette habitude pourra nuire à sa capacité de susciter l'adhésion des membres de son personnel qui ne pourront pas non plus améliorer leurs compétences pour la prise de décisions.
Besoins : Un besoin est une condition ou une situation où quelque chose est requis ou désiré. Par exemple, une personne peut avoir besoin de recevoir une rétroaction continue pour être motivée au travail. Si c'est votre cas, réfléchissez aux processus que vous pourriez mettre en place avec vos collègues afin d'obtenir la rétroaction dont vous avez besoin. Les besoins créent la motivation; et si les besoins ne sont pas satisfaits, ils peuvent engendrer de la frustration, des conflits et du stress.
Émotions : Une étape cruciale vers la connaissance de soi consiste à reconnaître nos propres émotions (p. ex., la colère, la joie, la peur ou la surprise), ce qui les cause et l'influence qu'elles exercent sur nos pensées et nos actions.
En prenant du recul face à une situation, on peut prendre conscience de ce qui se produit au lieu d'être déstabilisé et dépassé par les événements. Par exemple, lorsqu'une personne éprouve de la colère contre quelqu'un, le fait pour elle de penser : « J'éprouve de la colère » témoigne qu'elle a changé de registre; elle peut dès lors choisir objectivement, avec confiance et finesse, la façon dont elle veut interagir avec cette personne.
La communication est un processus sans début ni fin, au cours duquel tout le monde, en même temps, reçoit, envoie, interprète et tire des conclusions. Comment pouvez-vous envoyer des messages de façon efficace? En tenant compte de votre état d’esprit, que pouvez-vous faire pour communiquer efficacement vos idées et vos sentiments?
Important : La confiance est particulièrement nécessaire pour établir une communication franche et efficace. Lorsque nous faisons beaucoup confiance à une personne, nous avons tendance à vouloir partager avec elle nos pensées, nos sentiments et nos idées. Nos interactions sont simplifiées lorsque nous faisons confiance aux autres, en leurs paroles et en leurs actes. D'autre part, si le lien de confiance n'est pas établi dans une relation, la personne qui adresse un message donnera peu d'information et celle qui le recevra doutera davantage du peu d'information qui lui a été communiquée.
Trop souvent, dans nos conversations, nous parlons à une autre personne sans vraiment l'écouter. Nous sommes souvent inattentifs, nous écoutons d'une oreille distraite tout en pensant à autre chose, peut-être à la façon de formuler notre réponse.
La façon dont nous écoutons et répondons à une personne nous permet de comprendre ses sentiments et ses pensées. L'attitude la plus importante pour communiquer efficacement consiste à tenir compte du point de vue de l'autre personne. Essayez de vous mettre à sa place, cela vous aidera beaucoup à améliorer votre communication avec cette personne.
Liens et ressources:
L’intelligence émotionnelle, par Daniel Goleman (1995). En donnant des exemples éloquents, l’auteur expose les cinq aptitudes essentielles de l’intelligence émotionnelle, et montre comment ces aptitudes déterminent le succès de nos relations et de notre travail, et même notre bien-être physique.
Que dites-vous? L’art de donner une rétroaction constructive, par Charles N. Seashore, Edith Whitfield Seashore et Gerald M. Weinberg (1997). Ce livre aide le lecteur à devenir plus efficace en apprenant comment profiter de l’information reçue des autres.
Reaching Out : Interpersonal Effectiveness and Self-Actualization, par David W. Johnson (2005). Ce livre (en anglais seulement) expose les dynamiques qu'on retrouve dans presque toutes les relations interpersonnelles, en tenant compte des théories récentes; on y retrouve de nombreux exercices et exemples.
Johari Window : un modèle pour favoriser la connaissance de soi, le développement personnel et le développement de groupe, et une meilleure compréhension des relations.
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