Malgré les nombreux courriels, appels téléphoniques et notes manuscrites qui sont échangés chaque jour, les réunions sont toujours un des moyens les plus efficaces pour partager et échanger de l’information, obtenir une rétroaction, planifier, collaborer et prendre des décisions importantes pour l’organisation.
Pourquoi donc les réunions sont-elles si décriées? Il semble que les réunions sont plus longues, plus fréquentes, et qu’elles produisent moins de résultats. Aussi les employés peuvent-ils être contrariés, ayant l’impression que les réunions les empêchent de travailler au lieu d’améliorer leur travail.
Le fait est que même si beaucoup de personnes se plaignent des réunions, nous pouvons tous nous attendre à y consacrer une partie importante de notre activité professionnelle. Pourquoi donc ne pas apprendre à mener des réunions intéressantes et fructueuses? Dans cette section, nous présentons des idées pratiques sur la façon d’améliorer la qualité et la productivité des différentes réunions auxquelles vous participez quotidiennement.
Ce peut être tout un défi que d’organiser des rencontres avec des collègues. Lorsque les gens sont stressés en raison des échéanciers serrés, la première chose qui est mise de côté est souvent la réunion du personnel. Faites tout le contraire! Réunissez les gens, ne serait-ce que pour 15 minutes, afin de les amener à dialoguer et à résoudre ensemble les problèmes. C’est surprenant comme une brève réunion peut contribuer à réduire le stress et apporter au groupe un surcroît d’énergie.
Les réunions régulières du personnel peuvent servir à rappeler aux employés que le travail accompli par l’organisation ne se limite pas à leur propre sphère d’activité et à leurs échéanciers; les employés peuvent discerner des occasions pour se soutenir mutuellement et collaborer les uns avec les autres, sans compter qu’ils peuvent obtenir des autres une information cruciale. Un autre avantage de tenir des réunions régulières du personnel est de permettre aux personnes à différents échelons de l’organisation (gestionnaires, employés, stagiaires, contractuels) de s’entendre au sujet des priorités du moment et des buts organisationnels. On se plaint souvent que les employés n’ont pas suffisamment accès à l’information; des réunions régulières du personnel peuvent remédier à cet état de fait. Et pour les gestionnaires, il s’agit d’une excellente façon de rester en contact avec les employés et de « prendre le pouls » de chacun.
Les réunions du C.A. sont quelque peu différentes des réunions de chaque jour, car y participent des bénévoles qui peuvent ne pas être familiers avec les détails des opérations quotidiennes de votre organisation; les membres du C.A. doivent consacrer leurs discussions à une stratégie de haut niveau, et ils doivent avoir une vue d’ensemble des politiques et des finances.
Il surgit souvent une certaine tension lors des réunions du C.A. en raison de la quantité importante d’information qui doit être traitée et de la nécessité d’avoir suffisamment de temps pour discuter et comprendre les différents sujets à l’ordre du jour afin de prendre de bonnes décisions. En général, la plupart des réunions du C.A. sont animées par le président ou la présidente du C.A., avec l’aide du (de la) DG. Le président ou la présidente doit posséder certaines aptitudes pour guider le groupe vers la prise de décisions en temps opportun; il faut mettre l’accent sur ce qui doit être accompli pour chaque sujet à l’ordre du jour.
Par exemple :
- Une décision doit-elle être prise par tout le conseil d’administration? S’agit-il de partage d’information?
- Le sujet doit-il être approfondi? Si oui, par un groupe ou un comité de travail?
- Certains sujets doivent-ils être soumis au personnel?
- Quel est le rôle du conseil d’administration pour un sujet ou un enjeu particulier?
Le président ou la présidente doit également être capable de faire une synthèse, de reformuler constamment des points de la discussion et de guider le groupe afin qu’il aborde tous les sujets à l’ordre du jour.
Un ordre du jour est habituellement rédigé par le président ou la présidente avec la collaboration du (de la) DG, et distribué avec les documents pertinents avant la réunion du C.A. Dans l’ordre du jour sont précisés le temps alloué pour chaque sujet et les résultats attendus.
Après avoir clairement défini le ou les objectifs et choisi les participants, assurez-vous de les informer avant la réunion afin qu’ils puissent se préparer d’avance. Cette simple étape fera en sorte que la réunion puisse être bénéfique à toutes les parties impliquées et atteindre son but. Dans les milieux de travail où la charge de travail est lourde, il ne faut pas oublier que les participants ont, au même titre que la personne menant la réunion, la responsabilité de la réussite de la réunion.
Il est primordial de rédiger soigneusement l’ordre du jour lorsqu’on veut planifier une réunion productive.
En fin de compte, vous voulez aider les personnes qui assisteront à la réunion à se préparer en fonction des discussions et des décisions à prendre lors de la réunion. L’ordre du jour peut être un très bon outil pour favoriser l’engagement et la motivation de vos collègues, de même que leur responsabilisation en ce qui a trait aux objectifs de la réunion.
Au moment de décider quelle approche convient le mieux à votre organisation, tenez compte de vos objectifs, du temps disponible et des processus de communication en place. Par exemple, si vous voulez travailler avec d’autres personnes pour rédiger l’ordre du jour et que vous avez du temps à consacrer à ce processus, un dossier peut être ouvert sur un serveur commun afin que les participants puissent y avoir accès pour contribuer à la préparation de l’ordre du jour. La personne convoquant la réunion peut s’occuper de faire une synthèse des ajouts et des modifications et préparer un document à partir duquel le groupe pourra travailler.
Une bonne pratique : Pour des réunions régulières du personnel, il n’est pas nécessaire de créer chaque semaine un nouveau modèle d’ordre du jour. Préparez un modèle adapté à votre personnel et modifiez-le comme il convient.
Lorsque l’ordre du jour est établi et que vous avez une structure de base à partir de laquelle vous pouvez travailler, la prochaine étape de ce processus de planification est de réfléchir à la façon dont cet ordre du jour sera mis en œuvre et les objectifs atteints. Les réunions se déroulent souvent mieux si on confie à un animateur la tâche de les diriger. L’animateur s’assure que tout se déroule bien, que chaque personne a la chance de parler, qu’on respecte les délais et les procédures, et si possible que tous les participants soient satisfaits à la fin de la réunion. Travail difficile? Oui, en certains cas. Ce qu’il faut, c’est de la pratique.
L’animation est un processus (c’est une façon de faire quelque chose) plutôt qu’un contenu (ce qu’on fait). Si un animateur est désigné pour mener votre réunion, cela pourra contribuer à garder le groupe concentré sur sa tâche tout en favorisant une attention aux besoins personnels de chaque membre du groupe. Si ce sont les mêmes participants qui se réunissent régulièrement (ce qui se produit souvent dans les petites organisations), étudiez la possibilité de faire une rotation afin que chaque personne ait la chance d’acquérir et de développer des compétences en animation de réunion.
L’animateur sert principalement à créer lors d’une réunion un environnement d’ouverture et à garder les participants concentrés sur l’objectif de la réunion. Tenir des réunions fructueuses est un art de même qu’une science, et votre organisation peut avoir besoin de pratiquer et d’expérimenter avant de trouver la façon qui convient pour amener les gens à travailler ensemble. En allouant du temps pour une rapide évaluation de la réunion à la fin de celle-ci, vous pourrez apprendre ce qui est opportun et ce qui doit être modifié pour la prochaine réunion.
Ce n'est pas tout le monde qui aime les réunions. Les personnes ayant une forte personnalité peuvent facilement prendre toute la place. Certaines personnes ont besoin de temps pour réfléchir à ce qu'elles ont entendu ou pour mieux saisir l'information en lisant le procès-verbal de la réunion, et elles peuvent être plus en mesure de faire des commentaires après la réunion. Rappelez-vous que les gens n'ont pas tous la même manière d'apprendre et d'interagir avec les autres. Essayez de prendre en compte les différents besoins et styles.
Cette étape nécessite peu de temps mais peut être cruciale pour grandement améliorer vos réunions hebdomadaires.
Pendant l’évaluation, ce n’est pas le moment de discuter au sujet de ce qu’ont dit les participants. Demandez des éclaircissements ou des solutions pour certaines parties de la prochaine réunion. Laissez les gens faire leurs commentaires; ils auront l’impression d’être écoutés et le processus s’améliorera, il y aura moins de frustration et on gardera l’espoir que les réunions continueront à s’améliorer.
Après avoir mené une évaluation, faites en sorte que les suggestions, les décisions et/ou la rétroaction que vous avez reçus soient pris en compte lors de vos réunions suivantes. Les gens arrêteront de vous donner une rétroaction au sujet des réunions s’ils constatent que leurs commentaires sont ignorés.
Liens et ressources
Guidelines to Conducting Effective Meetings (site Web en anglais seulement)
EffectiveMeetings.com
Ce site Web (en anglais seulement) est un centre virtuel de ressources sur les réunions. Vous y trouverez des conseils pratiques au sujet des réunions; on y aborde toutes les situations possibles, notamment la technologie, la planification, les équipes et les présentations.Lectures suggérées
The Art of Facilitation : How to Create Group Synergy (livre de poche), par Dale Hunter, Anne Bailey et Bill Taylor (1995).
The Art of Facilitation est une ressource de formation pour les animateurs dans laquelle on explique comment créer la synergie de groupe. Cette trousse offre des modèles pour animer des ateliers et des réunions, mener des projets et des évaluations; on y trouve des processus pour animer les groupes, travailler avec d’autres personnes, rester concentré sur la vision et les objectifs du groupe; on y traite d’autonomisation (« empowerment »), d’identité, de jeux de rôles, etc.Running Board Meetings : How to Get the Most from Them, par Patrick Dunne (2007).
Ce n’est pas simple de mener des réunions du conseil d’administration et d’y participer. Ce livre est un guide pratique (étape par étape) pour tous les aspects des réunions du conseil d’administration; on y démontre ce qu’il faut faire « avant », « pendant » et « après » (le livre est divisé selon cette structure).
Tous droits réservés au Conseil sectoriel des
ressources humaines des services de garde à l'enfance
Fonds du Programme des conseils sectoriels du gouvernement du Canada
S'inscrire au Bulletin
Suivez-nous